39 questions pour préparer son séminaire

Préparer un séminaire, c’est surtout poser les bonnes questions avant de réserver quoi que ce soit. Voici les 39 que je me pose, ou que je pose au commanditaire, avant chaque séminaire. Vous n’aurez pas toutes les réponses tout de suite. C’est normal. Les questions sans réponse sont celles qui méritent le plus d’attention.

Elles sont classées en six blocs. Commencez par le premier. Si vous ne pouvez pas y répondre, inutile d’aller plus loin.

Bloc 1 : le pourquoi (questions 1 à 8)

• 1. Qu’est-ce qui doit être différent le lundi qui suit le séminaire ?
• 2. Pourquoi maintenant ? Qu’est-ce qui rend ce séminaire nécessaire cette année, ce trimestre ?
• 3. Qu’est-ce qui se passe si on ne fait pas ce séminaire ?
• 4. Qui a demandé ce séminaire, et qu’attend-il vraiment ?
• 5. Ce séminaire doit-il surtout décider, aligner, réparer ou lancer ?
• 6. Quelles décisions sont déjà prises, et ne seront pas remises en discussion ?
• 7. Quels sont les sujets dont personne ne parle, et qui pèsent sur l’équipe ?
• 8. Comment saura-t-on, dans un mois, que le séminaire a servi à quelque chose ?

La question 6 est souvent la plus inconfortable. Elle évite pourtant le pire : faire semblant de consulter sur une décision déjà arrêtée. Les participants le sentent toujours.

Bloc 2 : le qui (questions 9 à 15)

• 9. Qui doit être dans la pièce pour que les décisions soient possibles ?
• 10. Qui serait utile mais pas indispensable ?
• 11. Le dirigeant participe-t-il comme membre du groupe, ou anime-t-il ?
• 12. Y a-t-il des tensions entre certains participants ? Lesquelles ?
• 13. Qui risque de monopoliser la parole ? Qui risque de ne rien dire ?
• 14. Des personnes ont-elles des contraintes particulières : santé, mobilité, famille, régime alimentaire ?
• 15. Comment les absents seront-ils informés de ce qui a été décidé ?

Sur la taille du groupe, voir combien de participants pour un séminaire CODIR.

Bloc 3 : le comment (questions 16 à 23)

• 16. Faut-il une journée, deux jours, une demi-journée ?
• 17. Résidentiel avec une nuit sur place, ou journée intensive ?
• 18. Quelle part de temps en plénière, en petits groupes, en individuel ?
• 19. Quelles méthodes collent au sujet : World Café, Forum Ouvert, Speed Boat, Futur Désiré®, autre ?
• 20. Qui anime ? Un membre de l’équipe, le dirigeant, un facilitateur externe ?
• 21. Quelles informations les participants doivent-ils recevoir avant ?
• 22. Que peut-on envoyer par mail plutôt que présenter en salle ?
• 23. Où sont les respirations dans le programme ?

Pour choisir la durée, l’articlé résidentiel ou journée intensive compare les deux options.

Bloc 4 : le où (questions 24 à 30)

• 24. Combien de temps de trajet le groupe accepte-t-il ?
• 25. Train ou voiture ? D’où partent les participants ?
• 26. Le lieu a-t-il une vraie salle de travail, avec lumière du jour et murs utilisables ?
• 27. Y a-t-il des espaces pour travailler en sous-groupes ?
• 28. Peut-on sortir : parc, jardin, plage ?
• 29. Quel est le plan B si la météo ne suit pas ?
• 30. Le lieu est-il assez à l’écart pour que personne ne file au bureau entre deux ateliers ?

En Normandie, les options vont du centre-ville de Rouen, à un peu plus d’une heure de Paris, aux domaines du Pays d’Auge. Le guide séminaire en Normandie et la page lieux de séminaire aident à trancher.

Bloc 5 : le combien (questions 31 à 35)

• 31. Quel est le budget total, et qui le valide ?
• 32. Comment se répartit-il entre lieu, restauration, hébergement, transport et contenu ?
• 33. Qu’est-ce qui est inclus dans chaque devis, et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
• 34. Quelles sont les conditions d’annulation du lieu ?
• 35. Quel coût aurait le fait de ne pas régler le problème qui motive le séminaire ?

La dernière question remet le budget en perspective. Pour la ventilation poste par poste, voir budget séminaire d’entreprise. Côté facilitation chez Insuffle, une demi-journée animée démarre à 1 500 € HT et le CODIR Express d’une journée à 3 500 € HT.

Bloc 6 : l’après (questions 36 à 39)

• 36. Quel livrable écrit sortira du séminaire, et sous quel délai ?
• 37. Qui est responsable de suivre les actions ?
• 38. Quand aura lieu le premier point de suivi ? Est-il déjà dans les agendas ?
• 39. Comment les décisions seront-elles partagées avec ceux qui n’étaient pas là ?

C’est le bloc le plus souvent oublié. Et c’est celui qui décide si le séminaire aura servi. Voir suivi post-séminaire à J+30.

Comment utiliser cette liste

Ne la remplissez pas seul dans votre coin. Prenez deux heures avec le commanditaire et une ou deux personnes clés. Passez les blocs dans l’ordre. Notez les réponses, et surtout les désaccords. Un désaccord sur la question 1 vaut mieux découvert maintenant que le premier matin du séminaire.

C’est exactement ce que fait le pré-cadrage de 2 h que je mène avant chaque intervention. Si vous voulez le faire avec un regard extérieur, prenons 15 minutes pour en parler.

Questions fréquentes

Quelle est la question la plus importante pour préparer un séminaire ?

« Qu’est-ce qui doit être différent le lundi qui suit ? ». Toutes les autres en découlent : participants, durée, méthode, lieu, budget.

Combien de temps faut-il pour répondre à ces 39 questions ?

Environ deux heures avec les bonnes personnes autour de la table. Certaines réponses demanderont des vérifications, notamment sur le lieu et le budget.

Faut-il partager ces questions avec les participants ?

Pas la liste entière. Mais quelques questions du bloc 1, posées à quatre ou cinq participants en entretien court, donnent une très bonne photo du terrain.

Cette liste vaut-elle pour un séminaire hors de Normandie ?

Oui. Seul le bloc 4 change selon la destination. Les autres questions valent partout.

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Yoan Lureault facilite des séminaires stratégiques en Normandie depuis 2011. Pour discuter de votre prochain séminaire, prenez un appel de cadrage de 30 minutes — gratuit, sans engagement.